Kassajärjestelmän valinta on tärkeää koska sen vaihtaminen aiheuttaa aina lisätyötä eikä varsinkaan aloitteleva yrittäjä kaipaa enää yhtään ylimääräistä säätöä kun pitäisi keskittyä ydinliiketoiminnan pyörittämiseen. Tässä muutamia asioita mitä kannattaa ottaa huomioon kun etsii sopivaa kassajärjestelmää omalle kahvilalle tai ravintolalle.
Helppokäyttöisyys
Kassajärjestelmän helppokäyttöisyys on yksi tärkeimmistä tekijöistä erityisesti kiireisessä kahvila- tai ravintolaympäristössä. Järjestelmän täytyy olla intuitiivinen, jotta henkilökunta pystyy omaksumaan sen nopeasti ja käyttämään sitä tehokkaasti myös kiireen keskellä. Helppokäyttöinen järjestelmä säästää aikaa, vähentää virheitä ja parantaa asiakaspalvelun laatua.
Käyttöliittymän tulee olla looginen ja selkeä. Toiminnot, kuten tuotteiden lisääminen, maksutapahtumien käsittely ja kuittien tulostaminen, tulisi löytyä nopeasti ilman turhaa klikkailua. Visuaaliset elementit, kuten suuret painikkeet ja värikoodatut valikot, voivat helpottaa käyttöä entisestään.
Uuden työntekijän perehdyttäminen kassajärjestelmään pitäisi onnistua lyhyessä ajassa. Järjestelmän tulisi olla niin yksinkertainen, että perustoiminnot oppii muutamassa minuutissa. Hyvät käyttöohjeet tai lyhyet video-oppaat voivat olla avuksi.
Kassajärjestelmä, joka mahdollistaa toimintojen räätälöinnin omien tarpeiden mukaan, lisää helppokäyttöisyyttä. Esimerkiksi suosituimmat tuotteet voidaan asettaa helposti saataville, jolloin ne löytyvät nopeasti kiireessäkin.
Raportit ja analytiikka
Hyvä kassajärjestelmä ei ole pelkkä maksutapahtumien käsittelyväline, vaan myös tehokas työkalu liiketoiminnan johtamiseen. Raportoinnin ja analytiikan ominaisuudet auttavat kahvilan tai ravintolan omistajaa tekemään tietoon perustuvia päätöksiä, jotka voivat parantaa kannattavuutta, tehokkuutta ja asiakastyytyväisyyttä.
Moderni kassajärjestelmä tarjoaa myyntidatan saataville reaaliajassa. Tämä tarkoittaa, että voit seurata päivän myyntiä, suosituimpia tuotteita ja kiireisimpinä aikoina tehtyjä ostoja suoraan järjestelmästä. Näin pysyt jatkuvasti ajan tasalla liiketoimintasi tilasta ja pystyt reagoimaan nopeasti esimerkiksi varaston täydennystarpeisiin.
Raportointiominaisuudet auttavat tunnistamaan, mitkä tuotteet ovat myyntihittejä ja mitkä taas saattavat jäädä myymättä. Näin voit kehittää ruoka- ja juomavalikoimaasi asiakaspreferenssien pohjalta. Esimerkiksi, jos tietty kahvilajuoma myy erityisen hyvin talvella, voit panostaa sen mainontaan tai tarjouksiin sesonkiaikana.
Raportoinnin avulla voit tarkastella myyntikatetta eli sitä, kuinka paljon tuottoa tuotteet tuovat kulujen jälkeen. Tämä auttaa hinnoittelustrategian optimoinnissa ja kustannusten hallinnassa. Voit esimerkiksi huomata, että tietyn tuotteen katemarginaali on liian pieni ja päättää korottaa hintaa tai vähentää kustannuksia.
Analytiikan avulla voit tarkastella pidemmän aikavälin trendejä, kuten kuukausittaista kasvua tai myynnin vaihtelua sesonkien mukaan. Tämä on arvokasta tietoa liiketoiminnan suunnittelussa, kuten markkinointikampanjoiden ajoittamisessa ja henkilöstön resursoinnissa.
Hyvä kassajärjestelmä tarjoaa selkeitä ja visuaalisia raportteja, joita on helppo tulkita. Usein ne sisältävät esimerkiksi kaavioita ja graafeja, jotka auttavat hahmottamaan kokonaiskuvaa nopeasti. Parhaat järjestelmät mahdollistavat myös raporttien viennin esimerkiksi Exceliin tai PDF-muotoon, mikä helpottaa tietojen jakamista kirjanpitäjän tai muiden sidosryhmien kanssa.
Kun sinulla on käytössäsi laadukasta dataa ja analytiikkaa, voit tehdä strategisempia päätöksiä liiketoiminnan kasvattamiseksi. Oikea kassajärjestelmä auttaa sinua ennakoimaan ja valmistautumaan tuleviin tarpeisiin, mikä on erityisen tärkeää kilpaillulla ravintola-alalla.
Raportointi ja analytiikka ovat keskeisiä työkaluja liiketoiminnan kehittämisessä. Valitessasi kassajärjestelmää varmista, että se tarjoaa juuri sinun tarpeisiisi sopivan tason analytiikkaa ja raportointiominaisuuksia.
Tuki ja koulutus
Kassajärjestelmä on kahvilan tai ravintolan toiminnan ydin, ja sen häiriötön toiminta on elintärkeää sujuvan asiakaspalvelun ja myynnin kannalta. Tästä syystä järjestelmän käytön tuki ja käyttäjien koulutus ovat ratkaisevia tekijöitä onnistuneessa kassajärjestelmän käyttöönotossa ja käytössä.
Hyvä kassajärjestelmän toimittaja tarjoaa kattavaa tukea jo järjestelmän käyttöönoton yhteydessä. Tämä sisältää apua asennuksessa ja käyttöönotossa, jolloin varmistetaan, että järjestelmä toimii moitteettomasti kaikissa tarvittavissa laitteissa, kuten kassapisteissä, maksupäätteissä ja keittiönäytöissä.
Lisäksi toimittajan tulisi järjestää henkilökunnalle selkeä ja kattava koulutus, joka kattaa perustoiminnot, kuten tilausten tekemisen, maksutapahtumien käsittelyn ja raporttien haun. Tämän lisäksi lyhyet oppaat tai koulutusvideot voivat olla arvokkaita erityisesti uusien työntekijöiden perehdytyksessä.
Hyvä toimittaja auttaa myös mukauttamaan järjestelmän yrityksen tarpeisiin, kuten suosituimpien tuotteiden nopeaan lisäykseen tai erityistoimintojen, esimerkiksi pöytävarausten, käyttöönottamiseen.
Jatkuvan tuen merkitys korostuu erityisesti ravintola- ja kahvilaympäristössä, jossa ongelmat voivat ilmetä milloin tahansa. Kassajärjestelmän tarjoajan tulisi tarjota 24/7 asiakaspalvelua, jolloin apua on saatavilla kellonajasta riippumatta puhelimitse, sähköpostilla tai live-chatin kautta.
Lisäksi etätuen avulla monia ongelmia voidaan ratkaista nopeasti ilman, että asiantuntijan tarvitsee saapua paikan päälle. Jos järjestelmässä ilmenee teknisiä vikoja, niiden korjaamiseen tulisi olla selkeä ja nopea prosessi. Parhaat toimittajat varmistavat, että ongelmatilanteiden vaikutukset liiketoimintaan pysyvät mahdollisimman pieninä ja että järjestelmä saadaan nopeasti jälleen käyttöön.
Vaikka toimittajan tarjoama tuki on tärkeää, monet käyttäjät arvostavat mahdollisuutta ratkaista ongelmat itsenäisesti. Tämä edellyttää selkeitä ohjeita ja oppaita, jotka auttavat nopeasti yleisten ongelmien ratkaisemisessa. Hyvin dokumentoidut käyttöohjeet ja usein kysytyt kysymykset (FAQ) voivat säästää aikaa ja vähentää turhautumista.
Lisäksi nykyaikaiset kassajärjestelmät tarjoavat verkkopohjaisia tukikeskuksia, joista käyttäjät voivat etsiä vastauksia kysymyksiinsä ja oppia järjestelmän kehittyneistä ominaisuuksista. Tämä itsepalveluvaihtoehto lisää joustavuutta ja auttaa varmistamaan, että järjestelmän käyttö pysyy sujuvana myös kiireen keskellä.
Ravintola-ala kehittyy jatkuvasti, ja kassajärjestelmän on pysyttävä muutoksen mukana. Valitessasi järjestelmää on tärkeää varmistaa, että toimittaja tarjoaa säännöllisiä päivityksiä, jotka pitävät järjestelmän ajan tasalla uusimpien ominaisuuksien ja turvallisuusstandardien kanssa.
Lisäksi hyvä toimittaja kuuntelee aktiivisesti käyttäjäpalautetta ja kehittää järjestelmää sen pohjalta. Tämä takaa, että järjestelmä vastaa ravintoloiden ja kahviloiden muuttuvia tarpeita, ja tarjoaa ominaisuuksia, jotka tukevat liiketoiminnan kasvua ja tehokkuutta.
Kun valitset kassajärjestelmää, kiinnitä erityistä huomiota siihen, mitä tuki- ja koulutuspalveluita tarjoaja tarjoaa. Hyvä tuki voi tehdä järjestelmän käyttöönotosta ja päivittäisestä käytöstä sujuvampaa, jolloin henkilöstö voi keskittyä olennaiseen – erinomaisen asiakaskokemuksen tarjoamiseen. Järjestelmän toimittajan tuki voi myös vähentää mahdollisten ongelmatilanteiden aiheuttamaa stressiä ja kustannuksia pitkällä aikavälillä.
Kassajärjestelmien hintavertailu pienelle yrittäjälle
Alla vertailtu muutamaa eri kassajärjestelmää kahvilaan, ravintolaan, kauneushoitolaan tai parturikampaamolle.
Flatpay on halvin pienelle yritykselle
1,49% korttimaksuista kun korttimaksuja on alle 200 000 euroa vuodessa. Maksimissaan siis 2980 euroa vuodessa jos liikevaihto on 200 000 euroa. Flatpaylla on tämän lisäksi 699 euron aloitusmaksu. Kuukausimaksua ei ole.
Lue lisää Flatpayn kotisivuilta.
Zettlelä ei ole aloitusaksuja eikä kiinteitä kuukausimaksuja
1,95% korttimaksuista eli jos maksuja on 200 000 euroa vuodessa niin Zettle maksaa 3900 euroa. Zettlessä ei ole aloitusmaksua eikä kiinteää kuukausimaksua.
Lue lisää Zettlen kotisivuilta
E-kassa on halvempi kun liiketoiminta kasvaa
E-kassan tarkka hinnoittelu jää epäselväksi nettisivuilla. Hinnoittelusivulla on kuitenkin annettu esimerkki kassajärjestelmän hinta.
- e-kassa kassajärjestelmä 29,90 € / kk
- Integroitu korttimaksupääte 19,90 € / kk
- NS1000/NS5500 kassakone 59 € / kk
Yhteensä siis 1305,6 euroa vuodessa.
Tämän lisäksi peritään korttimaksuista esimerkiksi Lane laitteiden yhteydessä seuraavan taulukon mukaisesti.
Tapahtumakohtainen käsittelymaksu 0,03€
Debit 0,39%
Credit 0,79%
Jos nyt ajatellaan että että olisi vaikka 200 000 euron edestä credit maksuja vuodessa niin kustannus maksuista olisi 1600 euroa eli yhteensä e-kassa maksaisi maksimissaan 2965.6 euroa vuodessa.
Lue lisää e-kassan kotisivuilta.
Halvin kassajärjestelmä pienelle yritykselle
Halvin kassajärjestelmä pienelle yritykselle on tämän analyysin perusteella e-kassa.fi. Seuraavaksi halvin on flatpay ja kallein vertailuun valituista on Zettle. Kassajärjestelmää ei kuitenkaan kannata hankkia vain halvan hinnan perusteella vaan on syytä miettiä omia tarpeita laajemmin
Jos olet isompi yritys niin kannattaa myös tutkia Winpos ja Mando. Heiltä löytyy parempi tuki ketjuille ja esimerkiksi itsepalvelukassa.
